Trên nguyên tắc, mời sang thăm người thân chỉ được áp dụng đối với những người có quan hệ gia đình trong vòng 3 đời. Người Nhật cũng có thể đứng ra mời người thân của vợ/chồng của mình là người Việt Nam . Trong một lần có thể mời một hoặc nhiều người cùng lúc.
Những chú ý khi tiến hành thủ tục bảo lãnh du lịch:
- Thủ tục xin visa sang thăm người thân ở Nhật Bản được tiến hành ở Đại sứ quán/Tổng lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam . Các giấy tờ sau khi thụ lý không được gửi trả lại (ngoại trừ Passport của người được bảo lãnh).
- Hồ sơ xin visa chỉ được xét khi các loại giấy tờ còn giá trị hiệu lực (trong vòng 3 tháng từ ngày cấp) nên người được bảo lãnh cần chú ý vấn đề này khi nộp hồ sơ nhận được từ phía Nhật Bản.
- Thời gian Đại sứ quán/Tổng lãnh sự Nhật Bản thụ lý hồ sơ là 1 tuần và họ có quyền yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết tuỳ theo trường hợp.
- Visa được cấp có giá trị trong vòng 3 tháng và người được bảo lãnh có thể sang Nhật vào bất kì thời điểm nào kể từ ngày nhận được visa chứ không nhất thiết phải theo ngày đăng kí lúc đầu.
- Thời hạn được cư trú tại Nhật được in trên visa (15 ngày, 29 ngày hoặc 90 ngày) và bắt đầu tính từ ngày người được bảo lãnh đặt chân sang Nhật Bản. Người được bảo lãnh sang Nhật có thể về nước vào bất kì ngày nào họ muốn nhưng không được quá thời hạn trên visa. Visa chỉ áp dụng cho việc nhập cảnh duy nhất một lần.
Những giấy tờ thủ tục cần thiết gồm có:
Tờ khai trình bày lí do mời sang Nhật (招へい理由書) :
| STT | Hồ sơ | Lưu ý |
| | Đối với người được bảo lãnh: | Người được bão lãnh đang ở Việt Nam và với cương vị là người đăng kí visa |
| 1 | Passport | |
| 2 | Đơn đăng kí xin visa | VISA APPLICATION FORM TO ENTER JAPAN |
| 3 | Ảnh | 45x45(mm) theo mẫu đơn đăng kí |
| 4 | Giấy book vé máy bay/tàu biển | Do chưa biết có được cấp visa hay không nên chỉ nộp bản book vé chứ không nên đặt hẳn vé máy bay. Thời gian trên vé book phải phù hợp với ngày được mời đến Nhật. |
| 5 | Giấy tờ chứng minh khả năng chi trả | Giấy chứng nhận mức lương , sổ tiết kiệm, sở hữu nhà đất… |
| 6 | Giấy tờ chứng minh quan hệ với người bảo lãnh | Nộp một trong những giấy tờ sau: + Mời người thân: giấy khai sinh, hộ tịch, giấy đăng kí kết hôn (nếu là vợ/chồng của người bảo lãnh) … + Mời người quan/bạn bè: ảnh chụp chung, thư từ, email, bảng chi tiết các cuộc gọi quốc tế… |
| Đối với người bảo lãnh: | ||
| 7 | Tờ khai trình bày lí do mời sang Nhật | 招へい理由書 |
| 8 | Hộ tịch | Trường hợp người mời là người Nhật: 戸籍謄本 |
| 9 | Danh sách người được bảo lãnh | 申請人名簿 (nếu mời từ 2 người trở lên) |
| 10 | Bảng dự định kế hoạch trong thời gian sang Nhật Bản | 滞在予定表 |
| | Trường hợp người bảo lãnh nhận trách nhiệm chi trả tất cả chi phí sinh hoạt, đi lại. . . của người thân: | Một số trường hợp người được bảo lãnh vẫn được yêu cầu trình các giấy tớ chứng minh tài sản. |
| 11 | Thư bảo lãnh | 身元保証書 |
| 12 | Giấy tờ chứng minh khả năng bảo lãnh | Nộp một trong những giấy tờ sau: + Giấy chứng nhận mức lương /thuế + Sổ tiết kiệm… |
| 13 | Phiếu công dân | 住民票 |
| 14 | Bản photo mặt trước và mặt sau thẻ cư trú | Nếu người bảo lãnh là người Việt Nam đang sống tại Nhật. Passport cần photo trang có đầy đủ nguồn tin cá nhân và những trang liên quan đến giấy phép cư trú. |
| 15 | Bản photo Passport |
- Người bảo lãnh trình bày lí do mời người thân/bạn bè sang Nhật với Đại sứ/Tổng lãnh sự của Nhật tại Việt Nam .
- Người bảo lãnh không sử dụng con dấu cá nhân mà phải là con dấu của DN hoặc người đại diện của DN . Đối với các quốc gia không sử dụng con dấu thì phải có chữ kí của cán bộ tổ chức nơi người bảo lãnh công tác, học tập…
- Tên người được bảo lãnh (người xin visa) viết bằng chữ Alphabe.
- Trường hợp mời nhiều người sang Nhật cùng lúc thì phía sau tên của người đại diện ghi rõ ra kèm bao nhiêu người và nộp thêm bảng danh sách 申請人名簿 .
- Mục đích mời phải ghi rõ ràng, cụ thể chứ không ghi một cách chung chung. (Ví dụ mời người thân sang thăm nuôi trong lúc thai sản thì cần trình bày thêm hoàn cảnh khó khăn nếu chỉ có một mình, người được bảo lãnh có quan hệ thân thiết như thế nào… )
Bảng dự định kế hoạch trong thời gian sang Nhật Bản:
- Ghi rõ ngày đến và ngày về cùng với tên các sân bay, các mã chuyến bay của các hãng hàng không sẽ sử dụng (thống nhất với vé book khi nộp hồ sơ)
- Địa điểm sẽ cư trú trong thời gian ở tại Nhật (nếu ở khách sạn thì ghi rõ tên, điạ chỉ và số điện thoại của các khách sạn đó)
- Ghi rõ kế hoạch sẽ làm gì – ngày nào – ở đâu, nếu như kế hoạch kéo dài nhiều ngày ở 1 địa điểm thì ghi rõ từ ngày nào đến ngày nào.
Thư bảo lãnh: Các mục trong thư bảo lãnh phải được điền đầy đủ và in con dấu không được để lem thì thư bảo lãnh mới có hiệu lực.
